איך תדעו לבחור אולם שיתאים לאירוע שלכם?

יש לכם סיבה לחגיגה, קונספט משגע, רשימת מוזמנים, בגדים מנצחים, תכנית אמנותית ייחודית ועכשיו כל שצריך זה למצוא את המארז הנכון- אולם אירועים. הדרך לבחירת מקום לחגיגה עוברת באפיון צרכים. עליכם להבין מה נדרש לכם באולם האולטימטיבי מבחינת גודל, עיצוב, קולינריה, אווירה. איך מתאימים את האולם ומה מחפשים בחלל כדי לשדרג את החוויה של האירוע?

סוג האירוע קובע

הדבר החשוב ביותר הוא לבחור מקום שיתאים לאירוע שלכם. מקום שיציע אווירה מכובדת לאירועים עסקיים כמו כנסים, אירועי חברה, השקת מוצר או לחגיגות פרטיות כמו ברית\בריתה. באירועים עסקיים חשוב שיהיה אזור ייעודי למינגלינג ונטוורקינג ובאירוע פרטי לקבלת פנים ורק לאחר מכן היכל לסעודה המרכזית, פרזנטציה או אטרקציות שונות.
הקשר בין סוג האירוע למקום בא לידי ביטוי גם במה שתרצו לשדר – אלגנטיות, תחכום, קלאסה. האם המקום עונה מבחינת עיצוב על הרושם והמסר הנדרשים והאם הוא בעל יכולת להשתנות מבחינת פריטי טקסטיל, סידור שולחנות, אפקטים של תאורה. באירועים עסקיים יתכן שתרצו שהפוקוס יהיה על הדוברים והנואמים ובאירוע פרטי המיקוד יהיה בטקס הייחודי כך שכדאי לצאת לסיור מקדים "סיור לוקיישנים" על מנת להחליט איך האולם יוכל להתאים את עצמו לסוג האירוע, היכן יתרחש כל שלב לפי תוכן העניינים ולהחליט ביחד עם המארגנים ונציגים מהאולם כיצד אפשר לרתום את החלל הפיזי להעביר את התוכן המבוקש בדרכים הטובות ביותר מבחינת סידור החלל, תאורה וכדומה. למשל, בכנסים חשוב לתכנן את סידור הישיבה כך שכל היושבים יוכלו לראות את אזור ההקרנה ולשמוע היטב את הנאמר ולכן יש לבחון את האקוסטיקה של החלל בעוד אירועים כמו חתונה חשוב מאוד נושא החופה – היכן היא תתקיים, רחבת הריקודים והקשר בין הרחבה לאזור הישיבה כדי שהמוזמנים יוכלו ליהנות הן מסעודה נינוחה והן מאזור ריקודים שוקק חיים.

בשיק של בוטיק

פרמטר נוסף שמשפיע על סוג האירוע והדרך בה הוא יועבר הוא מספר המוזמנים. כאשר מדובר באירוע גרנדיוזי ומרובה משתתפים חשוב לבחור אולם שיוכל להכיל כמות כה גדולה של משתתפים. היום נהוג יותר ללכת לכיוון של אירועי בוטיק אקסקלוסיביים באולמות אינטימיים יותר המאפשרים אווירה אישית בה כל מוזמן מרגיש מיוחד ונהנה מיחס VIP. הדגש הוא על תקשורת ישירה בין המארגנים עם המוזמנים ועל האינטראקציה הנוחה ביניהם מבלי להעמיס על החלל או ליצור צפיפות שלא לצורך. הנטייה היא להזמין רק את מי שחשוב באמת לאירוע. אירועים כאלה מתאימים לאולמות בוטיק המאפשרים ליצור את התחושה המבוקשת ושמים דגש בעיצוב על הפרטים הקטנים ביותר ועל יחס פרסונאלי ככל שניתן.

סוד הקולינריה

כמובן שהאוכל משחק תפקיד לא פחות חשוב מיתר האלמנטים בבחירת אולם ויש להבין האם המקום כולל מטבח או מספק שירותי קייטרינג חיצוניים, האם הוא מחזיק שף מקצועי שיוכל לתפור ביחד עמכם את התפריט האולטימטיבי. החליטו מראש אילו מטעמים אתם סבורים שיתאימו לסוג האירוע שלכם לפי הטיימינג של החגיגה – למשל, חורף או קיץ, תוך דגש על חומרי גלם עונתיים או הזמן של האירוע במהלך היום – בוקר, צהריים או ערב. כיצד האוכל מתכתב עם אופי האירוע. למשל, באירועי חברה או השקת מוצר כאשר המוזמנים מסתובבים יהיה להם קל יותר לשאת פינגר פוד בעוד בחתונה או ברית מדובר לרוב בסעודה מרכזית ואפשר לבחור סגנון בופה עשיר או הגשה לשולחנות ובכל מקרה, לחשוב על נבחרת מרשימה של קינוחים שתשאיר טעם מתוק בפה מהאירוע כולו.